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Politique de confidentialité pour la marque employeur et le recrutement de Terre des hommes

Date de publication : 07-06-2024

Nous gérons chez Terre des hommes notre marque employeur ainsi que notre processus de recrutement par le biais de notre site carrière(le « Site Carrière »), ainsi qu’avec l’aide d’un système de suivi des candidats.

Dans la présente Politique de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

1. Vous visitez notre Site Carrière (vous êtes un « Visiteur »)
2. Vous vous connectez avec nous via notre Site Carrière afin de créer un profil et de recevoir des informations sur les postes vacants actuels ou futurs au sein de notre société (vous êtes un « Candidat connecté »)
3. Vous postulez à un poste au sein de notre société, via notre Site Carrière ou un service tiers (vous êtes un « Candidat postulant »)
4. Nous recueillons des informations vous concernant auprès d'autres parties, sites et services, dans la mesure où nous estimons que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat sourcé »)
5. Nous recevons des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires, dans la mesure où ils estiment que votre profil est intéressant pour nos postes vacants actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat coopté »)
6. Nous recevons des informations vous concernant de la part d'un Candidat, qui vous cite comme référence (vous êtes alors un « Référent »).

La présente Politique de confidentialité décrit également les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que la manière dont vous pouvez exercer ces droits.

Lorsque nous utilisons le terme « Candidat » dans la présente Politique de confidentialité, nous faisons référence à chacun des Candidats connectés, Candidats postulants, Candidats sourcés et Candidats coopté, sauf indication contraire.

1. À propos du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel désignent toutes les informations qui peuvent être directement ou indirectement liées à une personne physique vivante. Voici quelques exemples de données à caractère personnel : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse IP. Par traitement de données à caractère personnel, il faut entendre toute utilisation automatisée de données à caractère personnel - telles que la collecte, la création, l'analyse, le partage et la suppression de données à caractère personnel.

Des lois et des réglementations régissent la manière dont les entreprises peuvent traiter les données à caractère personnel, appelées lois sur la protection des données. Différentes lois sur la protection des données s'appliquent à différents types d'utilisation de données à caractère personnel, et ce, dans différentes régions du monde. Deux exemples importants de lois sur la protection des données qui sont pertinents pour notre utilisation de vos données personnelles, telle que décrite dans la présente Politique de confidentialité, est le Règlement Général sur la Protection des Données de l'Union européenne (2016/679, RGPD) et la Loi fédérale sur la protection des données (25 septembre 2020, LPD).

La plupart des obligations découlant du RGPD s'appliquent au responsable du traitement. Un responsable du traitement est l'entité qui décide à quelles fins les données à caractère personnel seront traitées et comment le traitement sera effectué. Le responsable du traitement peut faire appel à un sous-traitant de données. Un sous-traitant de données est une entité qui ne peut traiter les données à caractère personnel que selon les instructions du responsable du traitement et ne peut pas utiliser les données à caractère personnel à ses propres fins.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous assumons le rôle de responsable du traitement tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Toutes les personnes

• Informations sur l'appareil - Si vous visitez notre Site Carrière, nous recueillerons des données sur votre appareil, telles que l'adresse IP, le type et la version du navigateur, le comportement de la session, la source du trafic, la résolution de l'écran, la langue préférée, l'emplacement géographique, le système d'exploitation et les paramètres/l'utilisation de l'appareil.
• Données techniques et statistiques - Si vous visitez notre Site Carrière nous collecterons des données techniques et statistiques concernant votre utilisation du site, comme les informations sur les URL visitées et votre activité sur le site.
• Données de communication - Nous recueillerons et conserverons vos communications avec nous, y compris les informations fournies par vous lors de ces échanges. Cela peut inclure, par exemple, le contenu des e-mails, des enregistrements vidéo, des messages sur les réseaux sociaux, les informations que vous ajoutez à votre compte chez nous, les réponses à des enquêtes, etc.
• Coordonnées - Telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse physique.

Candidats

• Données issues d'entretiens, d'évaluations et d'autres informations provenant du processus de recrutement - Telles que les notes des entretiens menés avec vous, les évaluations et tests effectués, les exigences salariales.
• Informations contenues dans votre candidature - Telles que votre CV, votre lettre de motivation, vos échantillons de travail, vos références, vos lettres de recommandation et votre formation.
• Informations contenues dans votre profil public - Il s'agit des informations que nous recueillons sur vous à partir de sources publiques liées à votre expérience professionnelle, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
• Informations fournies par les référents - Il s'agit des informations que nous recevons de nos employés ou partenaires qui vous recommandent à nous, ou des personnes que vous avez citées comme références.

3. D'où proviennent vos données à caractère personnel ?

Toutes les personnes

• Du Site d’offres d’emploi. Si vous visitez notre Site d’offres d’emploi, nous recueillons des données techniques et statistiques sur la façon dont vous utilisez le Site d’offres d’emploi, ainsi que des données provenant de votre appareil.
• Directement de vous. La plupart des informations que nous traitons à votre sujet nous parviennent directement de votre part, par exemple lorsque vous postulez à un poste chez nous ou lorsque vous vous connectez avec nous. Vous avez toujours le choix de ne pas nous fournir certaines informations. Certaines données à caractère personnel sont toutefois nécessaires pour nous permettre de traiter votre candidature ou de vous fournir les informations que vous souhaitez obtenir de notre part.

Références

• De la part de la personne pour laquelle vous êtes un référent. Si un candidat vous cite comme référent, nous recueillerons vos coordonnées auprès du candidat afin de pouvoir vous contacter.

Candidats

• De sources publiques. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel vous concernant à partir de sources publiques, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
• De nos référents. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires (tels que des prestataires de services de recrutement), s’ils estiment que votre profil présente un intérêt pour nos postes vacants actuels ou futurs.
• De vos référents. Si vous nous fournissez des référents, nous pouvons recueillir des informations vous concernant auprès d’eux.
• Données que nous générons nous-mêmes ou en collaboration avec vous.Les informations concernant votre candidature et votre profil sont généralement créées par nous ou en collaboration avec vous au cours du processus de recrutement. Cela peut inclure, par exemple, des notes prises lors d'entretiens avec vous, ainsi que des évaluations et des tests effectués.

4. Pour quelles raisons traitons-nous vos données à caractère personnel ?

1. Protéger et faire respecter nos droits, nos intérêts et ceux d'autrui, notamment dans le cadre d'actions en justice.

Personnes concernées : le ou les individu(s) concerné(s) par la question juridique, pouvant appartenir à toutes les catégories de personnes énumérées ci-dessus.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Le partage de vos données à caractère personnel avec d'autres destinataires, aux fins indiquées à l'article 5 ci-dessous.

Personnes concernées : Cela varie en fonction de l'objectif du partage, voir article 5 ci-dessous.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Recueillir des informations sur votre utilisation du Site Carrière, en utilisant des cookies et d'autres technologies de suivi, comme décrit dans notre Politique en matière de cookies.

Personnes concernées : Visiteurs.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Informations sur l'appareil.

Maintenir, développer, tester et assurer de toute autre manière la sécurité du Site Carriére.

Personnes concernées : Visiteurs.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.

Analyser l'utilisation et les performances du Site d'offres d'emploi et de son contenu, afin d'obtenir des statistiques et d'améliorer les performances opérationnelles.

Personnes concernées : Visiteurs.

Catégories de données à caractère personnel utilisées :informations sur l'appareil ; données techniques et statistiques.

Vous fournir des mises à jour sur les postes vacants au sein de notre entreprise.

Personnes concernées : Candidats connectés.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication

Évaluer les profils et les candidatures que nous recevons. Cela comprend également communiquer avec vous au sujet de votre candidature et votre profil.

Personnes concernées : Candidats connectés ; candidats postulants.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Collecte et évaluation proactive de votre profil professionnel. Cela comprend également communiquer avec vous concernant votre profil.

Personnes concernées : Candidats sourcés ; Candidats cooptés.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Vous contacter directement au sujet de futurs postes vacants spécifiques chez nous.

Personnes concernées : Candidats.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Enregistrer le(s) entretien(s) menès avec vous.

Personnes concernées : Candidats.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Données de communication.

Vous contacter afin de vous demander de participer à des enquêtes.

Personnes concernées : Candidats. </p

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Toutes les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-dessus peuvent être utilisées à cette fin.

Vous contacter pour demander des informations sur un Candidat, et évaluer les informations que vous fournissez.

Personnes concernées : Référents.

Catégories de données à caractère personnel utilisées : Coordonnées ; Données de communication.

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles ne seront partagées qu'avec les personnes impliquées dans le processus de recrutement au sein de Terre des hommes, y compris les équipes RH, les responsables hiérarchiques et fonctionnels, si nécessaire, avec des tiers/partenaires techniques, dans le strict respect des exigences légales.

Sociétés fournissant des cookies sur le Site Carrière. Si vous y consentez, des cookies sont mis en place par d'autres sociétés que la nôtre, qui utiliseront les données recueillies par ces cookies conformément à leur propre politique de confidentialité. Vous trouverez des informations sur les cookies concernés dans notre Politique en matière de cookies.

À des parties impliquées dans une procédure judiciaire. Si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous partageons vos données à caractère personnel avec les autorités publiques ou avec d'autres parties impliquées dans une procédure judiciaire potentielle ou en cours. Cela peut par exemple se produire en cas de plaintes pour discrimination.

6. Sur quelle base légale traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Afin de pouvoir traiter vos données à caractère personnel, nous devons avoir une base légale établie. Une base légale est une justification nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel en vertu du RGPD.

Dans le cadre des activités décrites dans la présente Politique de confidentialité, notre principale base légale est que le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime pour nous permettre de recruter des talents possédant les compétences appropriées. Nous avons conclu qu'il existe un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel pour cette finalité, que ce traitement est nécessaire pour atteindre cet objectif ; et que notre intérêt l'emporte sur votre droit à ce que vos données ne soient pas traitées à cette fin

Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur la manière dont cette appréciation a été faite, n'hésitez pas à nous contacter. Veuillez consulter les articles 9 et 10 ci-dessous pour obtenir nos coordonnées.

Dans certaines circonstances particulières, le traitement de vos données peut être effectué uniquement si et lorsque vous donnez votre consentement explicite. C'est par exemple le cas lorsque nous proposons d'enregistrer un entretien avec vous. Veuillez vous référer à l'Article 9 ci-dessous pour de plus amples informations sur votre droit de retirer votre consentement.

7. Quand transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, et comment les protégeons-nous dans de telles éventualités 

Nous nous efforçons de toujours traiter vos données à caractère personnel au sein de la zone de l'UE/EEE.

Cependant, certains de nos prestataires de service traitent vos données à caractère personnel en dehors de la zone de l'UE/EEE.. Nous utilisons également des fournisseurs dont la société mère, ou la société mère de leur sous-traitant, est basée en dehors de l'UE/EEE. Dans de tels cas, nous avons pris en compte le risque que les données à caractère personnel puissent être divulguées dans des pays en dehors de l'UE/EEE, par exemple en raison d'une demande d'une autorité.

Lorsqu'un autre destinataire de vos données à caractère personnel (tel que décrit à l'article 5 ci-dessus) est basé en dehors de l'UE/EEE, cela signifie également que vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE.

Lorsque nous, ou l'un de nos fournisseurs, transférons vos données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à utiliser une garantie reconnue par le RGPD afin de permettre le transfert. Nous avons recours aux garanties suivantes :

• Une décision de la Commission européenne selon laquelle le pays en dehors de l'UE/EEE vers lequel vos données à caractère personnel sont transférées offre un niveau de protection adéquat, correspondant au niveau de protection garanti par le RGPD. En particulier, nous nous appuyons sur la décision d'adéquation de la Commission Européenne pour les États-Unis via le cadre de protection des données UE-États-Unis, et la décision d'adéquation pour le Royaume-Uni.
• La conclusion des clauses types de la Commission Européenne avec le destinataire des données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE. Cela signifie que le destinataire garantit que le niveau de protection de vos données à caractère personnel, tel que prévu par le RGPD, continue de s'appliquer, et que vos droits sont toujours protégés.

Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, nous mettons également en place des garanties techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel en cas de divulgation. Les mesures de protection spécifiques que nous mettons en œuvre dépendent de ce qui est techniquement réalisable et suffisamment efficace pour le transfert en question.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les cas dans lesquels vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'UE/EEE, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans les articles 9 et 10 ci-dessous.

8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Toutes les personnes

Si nous traitons vos données à caractère personnel dans le but de protéger et de faire valoir nos droits, nous les conserverons jusqu'à ce que la question juridique afférente soit entièrement et définitivement résolue.

Visiteurs

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant un 1 an à des fins de sécurité. Les périodes de conservation des cookies sont définies dans notre Politique en matière de cookies. Nous conservons vos données à caractère personnel en vue d'analyser les performances du Site Carrière aussi longtemps que nous conservons des données à caractère personnel vous concernant à d'autres fins.

Candidats

Si vous êtes un Candidat connecté (uniquement), nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps vous restez connecté avec nous.

Pour les autres types de Candidats, nous conservons vos données à caractère personnel afin de déterminer si vous êtes un candidat approprié pour le(s) poste(s) vacant(s) concerné(s) chez nous.

Si vous n'êtes pas retenu·e lors du processus de recrutement initial, nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour envisager, et éventuellement vous contacter, pour de futures offres d'emploi pertinentes.

Si vous êtes recruté·e, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée de votre emploi, à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus, ce dont vous serez informé·e.

Référents

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nous conservons les données à caractère personnel du Candidat pour lequel vous avez agi en tant que référent.

9. Quels sont vos droits, et comment pouvez-vous les exercer ?

Dans cet article, vous trouverez des informations sur les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Comme décrit ci-dessous, certains des droits n'entrent en jeu que lorsque nous traitons vos données à caractère personnel en vertu d'une base juridique particulière.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits énumérés ici, nous vous suggérons de :

• Visiter la page Données et vie privée de notre Site Carrière, où nous proposons des fonctionnalités vous permettant d'exercer vos droits ;
• Vous connecter à votre compte chez nous, où vous pouvez utiliser les paramètres du compte pour exercer vos droits ; ou
• Nous contacter directement à l'adresse suivante : dpo@tdh.org

Droit d'être informé·e

Vous êtes en droit d'être informé·e de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Vous avez le droit d'être informé·e si nous envisageons de traiter vos données à caractère personnel à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement recueillies.

Nous vous fournirons de telles informations par le biais de la présente Politique de confidentialité, des mises à jour sur notre Site d'offres d'emploi (voir également l'article 11 ci-dessous) et en répondant à vos éventuelles questions.

Droit d'accès à vos données à caractère personnel.

Vous avez le droit de savoir si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant, ainsi que de recevoir une copie des données que nous traitons à votre sujet. En recevant la copie de vos données, vous recevrez également des informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Droit d'accès et de demande de transfert de vos données à caractère personnel à un autre destinataire (« portabilité des données »).

Vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons pour l'exécution d'un contrat conclu avec vous, ou sur la base de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Cela vous permettra d'utiliser ces données ailleurs, par exemple pour les transférer à un autre destinataire. Si cela est techniquement réalisable, vous avez également le droit de nous demander de transférer les données directement à un autre destinataire.

Droit d'effacement de vos données à caractère personnel (« droit à l'oubli »).

Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Cela peut être le cas, par exemple, s'il n'est plus nécessaire de traiter les données aux fins pour lesquelles nous les avions initialement collectées, si vous révoquez votre consentement, si vous vous opposez au traitement et qu'il n'existe pas de justification légitime et impérieuse pour le traitement (voir ci-dessous le droit distinct d'opposition).

Droit de s'opposer à notre traitement de vos données à caractère personnel.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel basé sur notre intérêt légitime, en invoquant vos circonstances personnelles.

Droit de limiter le traitement.

Si vous estimez que les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet sont inexactes, que notre traitement est illégal ou que nous n'avons pas besoin de ces informations pour un objectif spécifique, vous avez le droit de demander la limitation du traitement desdites données à caractère personnel. Si vous vous opposez à notre traitement, comme décrit ci-dessus, vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de ces données à caractère personnel pendant que nous examinons votre demande.

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est limité, nous ne traiterons ces données (à l'exception du stockage) qu'avec votre consentement ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux, pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs liés à un intérêt public important.

Droit de rectification.

Vous êtes en droit de demander que nous rectifiions les informations inexactes et que nous complétions les informations vous concernant que vous estimez incomplètes.

Droit de retirer votre consentement.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous êtes en droit de retirer ce consentement à tout moment. Si vous exercez ce droit, nous cesserons de traiter vos données aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement. Cependant, cela n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.

Droit de porter plainte.

Si vous avez des plaintes concernant notre traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données de Switzerland. Vous trouverez leurs coordonnées ici.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données, dont vous trouverez la liste ici si vous êtes basé·e au sein de l'UE. Si vous résidez au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de l'information (Information Commissioner's Office), ici.

10. Où pouvez-vous adresser vos commentaires ou questions ?

Si vous souhaitez nous contacter afin d'exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des commentaires concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : dpo@tdh.org

11. Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

Nous procédons à des mises à jour de la présente politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, que ce soit parce que nous adoptons de nouvelles méthodes de traitement de vos données à caractère personnel, pour rendre les informations plus claires à votre intention, ou encore pour nous conformer aux lois en vigueur sur la protection des données.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de vous tenir informé·e des éventuels changements qui y sont apportés. Vous pouvez toujours consulter le haut de cette page pour voir quand la présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois.

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Terre des hommes employer branding and recruitment confidentiality policy

At Terre des hommes, we manage our employer brand and our recruitment process through our career site (the "Career Site"), as well as with the help of an applicant tracking system.

This Privacy Policy explains how we process your personal data in the following cases:

1. You are visiting our Careers Site (you are a "Visitor")
2. You connect with us via our Careers Site in order to create a profile and receive information on current or future vacancies within our company (you are a "Connected Candidate").
3. You are applying for a position within our company, via our Career Site or a third-party service (you are an "Applicant").
4. We collect information about you from other parties, sites and services where we believe your profile is relevant to our current or future vacancies (you are a "Sourced Candidate").
5. We receive information about you from our employees or partners, if they consider that your profile is of interest for our current or future vacancies (you are a "Co-opted Candidate").
6. We receive information about you from a Candidate, who cites you as a reference (you are then a "Referrer").

This Privacy Policy also describes the rights you have when we process your personal data and how you can exercise these rights.

When we use the term "Candidate" in this Privacy Policy, we are referring to each of the Connected Candidates, Applicant Candidates, Sourced Candidates and Co-opted Candidates, unless otherwise specified.

1. About the processing of personal data

Personal data refers to any information that can be directly or indirectly linked to a living individual. Examples of personal data are: name, e-mail address, telephone number and IP address. Processing of personal data means any automated use of personal data - such as the collection, creation, analysis, sharing and deletion of personal data.

There are laws and regulations governing how companies may process personal data, known as data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data in different parts of the world. Two important examples of data protection laws that are relevant to our use of your personal data, as described in this Privacy Policy, are the European Union's General Data Protection Regulation (2016/679, GDPR) and the Federal Data Protection Act (25 September 2020, DPA).

Most of the obligations arising from the GDPR apply to the controller. A controller is the entity that decides for what purposes personal data will be processed and how the processing will be carried out. The controller may use a data processor. A data processor is an entity that may only process personal data in accordance with the controller's instructions and may not use the personal data for its own purposes.

When we process your personal data, we assume the role of data controller as described in this Privacy Policy.

2. What personal data do we process?

All the people

• Device Information - If you visit our Career Site, we will collect data about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, language preference, geographic location, operating system and device settings/usage.
• Technical and statistical data - If you visit our Career Site we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about URLs visited and your activity on the site.
• Communications data - We will collect and store your communications with us, including information provided by you in the course of those communications. This may include, for example, the content of emails, video recordings, messages on social networks, information you add to your account with us, survey responses, etc.
• Contact details - such as your name, e-mail address, telephone number and physical address.

Candidates

• Data from interviews, assessments and other information from the recruitment process - such as notes from interviews with you, assessments and tests carried out, salary requirements.
• Information contained in your application - such as your CV, covering letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
• Information contained in your public profile - This is information we collect about you from public sources related to your work experience, such as LinkedIn or your current employer's website.
• Information provided by referees - This is information we receive from our employees or partners who recommend you to us, or from people you have mentioned as referees.

3. Where does your personal data come from?

All the people

• The Job Board. If you visit our Job Board, we collect technical and statistical data about how you use the Job Board, as well as data from your device.
• Directly from you. Most of the information we process about you comes directly from you, for example when you apply for a job with us or when you connect with us. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary to enable us to process your application or to provide you with the information you request from us.

References

• From the person for whom you are a referee. If a candidate names you as a referee, we will collect your contact details from the candidate so that we can contact you.

Candidates

• From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or your current employer's website.
• From our referees. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), if they believe your profile is of interest to our current or future vacancies.
• Your referees. If you provide us with referees, we may collect information about you from them.
• Data that we generate ourselves or in collaboration with you Information about your application and profile is generally created by us or in collaboration with you during the recruitment process. This may include, for example, notes taken during interviews with you, as well as assessments and tests carried out.

4. Why do we process your personal data?

1. To protect and uphold our rights and interests and those of others, particularly in legal proceedings.

Persons concerned: the individual(s) concerned by the legal issue, who may belong to any of the categories of persons listed above.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Sharing your personal data with other recipients, for the purposes indicated in article 5 below.

Persons concerned: This varies according to the purpose of the sharing, see article 5 below.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collect information about your use of the Career Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: Device information.

Maintain, develop, test and otherwise ensure the security of the Carriére Site.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: information about the device; technical and statistical data.

To analyse the use and performance of the Job Site and its content, in order to obtain statistics and improve operational performance.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: device information; technical and statistical data.

Provide you with updates on vacancies within our company.

Persons concerned: Candidates connected.

Categories of personal data used: Contact details; Communication data

Assess the profiles and applications we receive. This also includes communicating with you about your application and profile.

Persons concerned: Candidates connected; applicants.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collection and proactive evaluation of your professional profile. This also includes communicating with you about your profile.

Persons concerned: Sourced candidates; Co-opted candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you directly about specific future vacancies with us.

Persons concerned: Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Record the interview(s) conducted with you.

Persons concerned: Candidates.

Categories of personal data used : Communication data.

Contact you to ask you to take part in surveys.

Persons concerned : Candidates. </p

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you to request information about a Candidate, and evaluate the information you provide.

People involved: Referral agents.

Categories of personal data used: Contact details; Communication data.

5. With whom do we share your personal data?

Your personal data will only be shared with those involved in the recruitment process within Terre des hommes, including HR teams, line and functional managers and, if necessary, with third parties/technical partners, in strict compliance with legal requirements.

Companies providing cookies on the Careers Site. If you agree, cookies are set by companies other than ours, which will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy. You will find information on the cookies concerned in our Cookie Policy.

To parties involved in legal proceedings. If necessary to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or other parties involved in potential or actual legal proceedings. This may occur, for example, in the case of discrimination claims.

6. On what legal basis do we process your personal data?

In order to process your personal data, we must have an established legal basis. A lawful basis is a necessary justification for processing personal data under the GDPR.

In the context of the activities described in this Privacy Policy, our main legal basis is that the processing is necessary for our legitimate interest in enabling us to recruit talent with the appropriate skills. We have concluded that there is a legitimate interest in processing your personal data for this purpose; that such processing is necessary to achieve this purpose; and that our interest overrides your right not to have your data processed for this purpose.

If you would like more information on how this assessment was made, please do not hesitate to contact us. Please see sections 9 and 10 below for our contact details.

In certain specific circumstances, your data may only be processed if and when you give your explicit consent. This is the case, for example, when we offer to record an interview with you. Please refer to Article 9 below for further information on your right to withdraw your consent.

7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA, and how do we protect it in such cases?

We endeavour to always process your personal data within the EU/EEA area.

However, some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA area. We also use suppliers whose parent company, or the parent company of their subcontractor, is based outside the EU/EEA. In such cases, we have taken into account the risk that personal data may be disclosed in countries outside the EU/EEA, for example due to a request from an authority.

Where another recipient of your personal data (as described in Article 5 above) is based outside the EU/EEA, this also means that your personal data is transferred outside the EU/EEA.

Where we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure that we use a guarantee recognised by the GDPR to enable the transfer. We use the following guarantees:

• A decision by the European Commission that the country outside the EU/EEA to which your personal data is transferred offers an adequate level of protection, corresponding to the level of protection guaranteed by the GDPR. In particular, we rely on the European Commission's adequacy decision for the United States via the EU-US Data Protection Framework, and the adequacy decision for the United Kingdom.
• The conclusion of the European Commission's standard clauses with the recipient of the personal data outside the EU/EEA. This means that the recipient guarantees that the level of protection of your personal data, as provided for by the GDPR, continues to apply, and that your rights are always protected.

Where your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also put in place appropriate technical and organisational safeguards to protect personal data in the event of disclosure. The specific safeguards we implement depend on what is technically feasible and sufficiently effective for the transfer in question.

If you would like more information about when your personal data is transferred outside the EU/EEA, please contact us using the details provided in sections 9 and 10 below.

8. How long do we keep your personal data?

All the people

If we process your personal data for the purpose of protecting and enforcing our rights, we will retain it until the relevant legal matter has been fully and finally resolved.

Visitors

We retain your personal data for 1 year for security purposes. Cookie retention periods are set out in our Cookie Policy. We retain your personal data for the purpose of analysing the performance of the Career Site for as long as we retain personal data about you for other purposes.

Candidates

If you are a connected Candidate (only), we retain your personal data for as long as you remain connected with us.

For other types of Candidate, we retain your personal data in order to determine whether you are a suitable candidate for the relevant vacancy(s) with us.

If you are unsuccessful in the initial recruitment process, we will retain your personal data for as long as is necessary to consider, and possibly contact you, for future relevant vacancies.

If you are recruited, we will retain your personal data for the duration of your employment, for purposes other than those mentioned above, of which you will be informed.

Referrers

We retain your personal data for as long as we retain the personal data of the Candidate for whom you acted as referrer.

9. What are your rights and how can you exercise them?

In this article, you will find information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some of the rights only come into play when we process your personal data under a particular legal basis.

If you wish to exercise any of the rights listed here, we suggest that you :

• Visit the Data and Privacy page of our Career Site, where we offer features that allow you to exercise your rights;
• Log in to your account with us, where you can use the account settings to exercise your rights; or
• Contact us directly at the following address dpo@tdh.org

Right to be informed

You have the right to be informed about how we process your personal data. You have the right to be informed if we intend to process your personal data for purposes other than those for which it was originally collected.

We will provide you with such information through this Privacy Policy, updates to our Job Site (see also section 11 below) and by responding to any questions you may have.

Right of access to your personal data.

You have the right to know whether we process personal data about you and to receive a copy of the data we process about you. By receiving a copy of your data, you will also receive information on how we process your personal data.

Right of access and request to transfer your personal data to another recipient ("data portability").

You may request a copy of your personal data that we process for the performance of a contract with you, or on the basis of your consent, in a structured, commonly used and machine-readable format. This will enable you to use this data elsewhere, for example to transfer it to another recipient. If technically feasible, you also have the right to ask us to transfer the data directly to another recipient.

Right to erase your personal data ("right to be forgotten").

In some cases, you have the right to ask us to delete your personal data. This may be the case, for example, if it is no longer necessary to process the data for the purposes for which we originally collected it, if you revoke your consent, if you object to the processing and there is no compelling legitimate justification for the processing (see separate right to object below).

Right to object to our processing of your personal data.

You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interests, invoking your personal circumstances.

Right to restrict processing.

If you believe that the personal data we are processing about you is inaccurate, that our processing is unlawful or that we do not need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of that personal data. If you object to our processing as described above, you may also ask us to restrict the processing of that personal data while we consider your request.

Where the processing of your personal data is restricted, we will only process such data (with the exception of storage) with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons of substantial public interest.

Right of rectification.

You have the right to ask us to rectify inaccurate information and to complete information about you that you consider incomplete.

Right to withdraw your consent.

Where we process your personal data on the basis of your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you exercise this right, we will stop processing your data for the purposes for which you withdrew your consent. However, this does not affect the lawfulness of the processing based on your consent prior to its withdrawal.

Right to lodge a complaint.

If you have any complaints about our processing of your personal data, you can lodge a complaint with Switzerland's data protection authority. You can find their contact details here.

You can also lodge a complaint with your national data protection authority, a list of which can be found here if you are based in the EU. If you live in the UK, you can lodge a complaint with the Information Commissioner's Office here.

10. Where can you send your comments or questions?

If you wish to contact us in order to exercise your rights or if you have any questions or comments about the way in which we process your personal data, you can contact us by e-mail at the following address dpo@tdh.org

11. Updates to this Privacy Policy

We update this privacy policy whenever necessary, whether because we adopt new methods for processing your personal data, to make the information clearer for you, or to comply with current data protection laws.

We invite you to consult this page regularly to keep abreast of any changes. You can always consult the top of this page to see when this Confidentiality Policy was last updated.

At Terre des hommes, we manage our employer brand and our recruitment process through our career site (the "Career Site"), as well as with the help of an applicant tracking system.

This Privacy Policy explains how we process your personal data in the following cases:

1. You are visiting our Careers Site (you are a "Visitor")
2. You connect with us via our Careers Site in order to create a profile and receive information on current or future vacancies within our company (you are a "Connected Candidate").
3. You are applying for a position within our company, via our Career Site or a third-party service (you are an "Applicant").
4. We collect information about you from other parties, sites and services where we believe your profile is relevant to our current or future vacancies (you are a "Sourced Candidate").
5. We receive information about you from our employees or partners, if they consider that your profile is of interest for our current or future vacancies (you are a "Co-opted Candidate").
6. We receive information about you from a Candidate, who cites you as a reference (you are then a "Referrer").

This Privacy Policy also describes the rights you have when we process your personal data and how you can exercise these rights.

When we use the term "Candidate" in this Privacy Policy, we are referring to each of the Connected Candidates, Applicant Candidates, Sourced Candidates and Co-opted Candidates, unless otherwise specified.

1. About the processing of personal data

Personal data refers to any information that can be directly or indirectly linked to a living individual. Examples of personal data are: name, e-mail address, telephone number and IP address. Processing of personal data means any automated use of personal data - such as the collection, creation, analysis, sharing and deletion of personal data.

There are laws and regulations governing how companies may process personal data, known as data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data in different parts of the world. Two important examples of data protection laws that are relevant to our use of your personal data, as described in this Privacy Policy, are the European Union's General Data Protection Regulation (2016/679, GDPR) and the Federal Data Protection Act (25 September 2020, DPA).

Most of the obligations arising from the GDPR apply to the controller. A controller is the entity that decides for what purposes personal data will be processed and how the processing will be carried out. The controller may use a data processor. A data processor is an entity that may only process personal data in accordance with the controller's instructions and may not use the personal data for its own purposes.

When we process your personal data, we assume the role of data controller as described in this Privacy Policy.

2. What personal data do we process?

All the people

• Device Information - If you visit our Career Site, we will collect data about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, language preference, geographic location, operating system and device settings/usage.
• Technical and statistical data - If you visit our Career Site we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about URLs visited and your activity on the site.
• Communications data - We will collect and store your communications with us, including information provided by you in the course of those communications. This may include, for example, the content of emails, video recordings, messages on social networks, information you add to your account with us, survey responses, etc.
• Contact details - such as your name, e-mail address, telephone number and physical address.

Candidates

• Data from interviews, assessments and other information from the recruitment process - such as notes from interviews with you, assessments and tests carried out, salary requirements.
• Information contained in your application - such as your CV, covering letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
• Information contained in your public profile - This is information we collect about you from public sources related to your work experience, such as LinkedIn or your current employer's website.
• Information provided by referees - This is information we receive from our employees or partners who recommend you to us, or from people you have mentioned as referees.

3. Where does your personal data come from?

All the people

• The Job Board. If you visit our Job Board, we collect technical and statistical data about how you use the Job Board, as well as data from your device.
• Directly from you. Most of the information we process about you comes directly from you, for example when you apply for a job with us or when you connect with us. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary to enable us to process your application or to provide you with the information you request from us.

References

• From the person for whom you are a referee. If a candidate names you as a referee, we will collect your contact details from the candidate so that we can contact you.

Candidates

• From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or your current employer's website.
• From our referees. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), if they believe your profile is of interest to our current or future vacancies.
• Your referees. If you provide us with referees, we may collect information about you from them.
• Data that we generate ourselves or in collaboration with you Information about your application and profile is generally created by us or in collaboration with you during the recruitment process. This may include, for example, notes taken during interviews with you, as well as assessments and tests carried out.

4. Why do we process your personal data?

1. To protect and uphold our rights and interests and those of others, particularly in legal proceedings.

Persons concerned: the individual(s) concerned by the legal issue, who may belong to any of the categories of persons listed above.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Sharing your personal data with other recipients, for the purposes indicated in article 5 below.

Persons concerned: This varies according to the purpose of the sharing, see article 5 below.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collect information about your use of the Career Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: Device information.

Maintain, develop, test and otherwise ensure the security of the Carriére Site.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: information about the device; technical and statistical data.

To analyse the use and performance of the Job Site and its content, in order to obtain statistics and improve operational performance.

Persons concerned : Visitors.

Categories of personal data used: device information; technical and statistical data.

Provide you with updates on vacancies within our company.

Persons concerned: Candidates connected.

Categories of personal data used: Contact details; Communication data

Assess the profiles and applications we receive. This also includes communicating with you about your application and profile.

Persons concerned: Candidates connected; applicants.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Collection and proactive evaluation of your professional profile. This also includes communicating with you about your profile.

Persons concerned: Sourced candidates; Co-opted candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you directly about specific future vacancies with us.

Persons concerned: Candidates.

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Record the interview(s) conducted with you.

Persons concerned: Candidates.

Categories of personal data used : Communication data.

Contact you to ask you to take part in surveys.

Persons concerned : Candidates. </p

Categories of personal data used: All the categories of personal data listed above may be used for this purpose.

Contact you to request information about a Candidate, and evaluate the information you provide.

People involved: Referral agents.

Categories of personal data used: Contact details; Communication data.

5. With whom do we share your personal data?

Your personal data will only be shared with those involved in the recruitment process within Terre des hommes, including HR teams, line and functional managers and, if necessary, with third parties/technical partners, in strict compliance with legal requirements.

Companies providing cookies on the Careers Site. If you agree, cookies are set by companies other than ours, which will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy. You will find information on the cookies concerned in our Cookie Policy.

To parties involved in legal proceedings. If necessary to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or other parties involved in potential or actual legal proceedings. This may occur, for example, in the case of discrimination claims.

6. On what legal basis do we process your personal data?

In order to process your personal data, we must have an established legal basis. A lawful basis is a necessary justification for processing personal data under the GDPR.

In the context of the activities described in this Privacy Policy, our main legal basis is that the processing is necessary for our legitimate interest in enabling us to recruit talent with the appropriate skills. We have concluded that there is a legitimate interest in processing your personal data for this purpose; that such processing is necessary to achieve this purpose; and that our interest overrides your right not to have your data processed for this purpose.

If you would like more information on how this assessment was made, please do not hesitate to contact us. Please see sections 9 and 10 below for our contact details.

In certain specific circumstances, your data may only be processed if and when you give your explicit consent. This is the case, for example, when we offer to record an interview with you. Please refer to Article 9 below for further information on your right to withdraw your consent.

7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA, and how do we protect it in such cases?

We endeavour to always process your personal data within the EU/EEA area.

However, some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA area. We also use suppliers whose parent company, or the parent company of their subcontractor, is based outside the EU/EEA. In such cases, we have taken into account the risk that personal data may be disclosed in countries outside the EU/EEA, for example due to a request from an authority.

Where another recipient of your personal data (as described in Article 5 above) is based outside the EU/EEA, this also means that your personal data is transferred outside the EU/EEA.

Where we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure that we use a guarantee recognised by the GDPR to enable the transfer. We use the following guarantees:

• A decision by the European Commission that the country outside the EU/EEA to which your personal data is transferred offers an adequate level of protection, corresponding to the level of protection guaranteed by the GDPR. In particular, we rely on the European Commission's adequacy decision for the United States via the EU-US Data Protection Framework, and the adequacy decision for the United Kingdom.
• The conclusion of the European Commission's standard clauses with the recipient of the personal data outside the EU/EEA. This means that the recipient guarantees that the level of protection of your personal data, as provided for by the GDPR, continues to apply, and that your rights are always protected.

Where your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also put in place appropriate technical and organisational safeguards to protect personal data in the event of disclosure. The specific safeguards we implement depend on what is technically feasible and sufficiently effective for the transfer in question.

If you would like more information about when your personal data is transferred outside the EU/EEA, please contact us using the details provided in sections 9 and 10 below.

8. How long do we keep your personal data?

All the people

If we process your personal data for the purpose of protecting and enforcing our rights, we will retain it until the relevant legal matter has been fully and finally resolved.

Visitors

We retain your personal data for 1 year for security purposes. Cookie retention periods are set out in our Cookie Policy. We retain your personal data for the purpose of analysing the performance of the Career Site for as long as we retain personal data about you for other purposes.

Candidates

If you are a connected Candidate (only), we retain your personal data for as long as you remain connected with us.

For other types of Candidate, we retain your personal data in order to determine whether you are a suitable candidate for the relevant vacancy(s) with us.

If you are unsuccessful in the initial recruitment process, we will retain your personal data for as long as is necessary to consider, and possibly contact you, for future relevant vacancies.

If you are recruited, we will retain your personal data for the duration of your employment, for purposes other than those mentioned above, of which you will be informed.

Referrers

We retain your personal data for as long as we retain the personal data of the Candidate for whom you acted as referrer.

9. What are your rights and how can you exercise them?

In this article, you will find information about the rights you have when we process your personal data. As described below, some of the rights only come into play when we process your personal data under a particular legal basis.

If you wish to exercise any of the rights listed here, we suggest that you :

• Visit the Data and Privacy page of our Career Site, where we offer features that allow you to exercise your rights;
• Log in to your account with us, where you can use the account settings to exercise your rights; or
• Contact us directly at the following address dpo@tdh.org

Right to be informed

You have the right to be informed about how we process your personal data. You have the right to be informed if we intend to process your personal data for purposes other than those for which it was originally collected.

We will provide you with such information through this Privacy Policy, updates to our Job Site (see also section 11 below) and by responding to any questions you may have.

Right of access to your personal data.

You have the right to know whether we process personal data about you and to receive a copy of the data we process about you. By receiving a copy of your data, you will also receive information on how we process your personal data.

Right of access and request to transfer your personal data to another recipient ("data portability").

You may request a copy of your personal data that we process for the performance of a contract with you, or on the basis of your consent, in a structured, commonly used and machine-readable format. This will enable you to use this data elsewhere, for example to transfer it to another recipient. If technically feasible, you also have the right to ask us to transfer the data directly to another recipient.

Right to erase your personal data ("right to be forgotten").

In some cases, you have the right to ask us to delete your personal data. This may be the case, for example, if it is no longer necessary to process the data for the purposes for which we originally collected it, if you revoke your consent, if you object to the processing and there is no compelling legitimate justification for the processing (see separate right to object below).

Right to object to our processing of your personal data.

You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interests, invoking your personal circumstances.

Right to restrict processing.

If you believe that the personal data we are processing about you is inaccurate, that our processing is unlawful or that we do not need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of that personal data. If you object to our processing as described above, you may also ask us to restrict the processing of that personal data while we consider your request.

Where the processing of your personal data is restricted, we will only process such data (with the exception of storage) with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons of substantial public interest.

Right of rectification.

You have the right to ask us to rectify inaccurate information and to complete information about you that you consider incomplete.

Right to withdraw your consent.

Where we process your personal data on the basis of your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you exercise this right, we will stop processing your data for the purposes for which you withdrew your consent. However, this does not affect the lawfulness of the processing based on your consent prior to its withdrawal.

Right to lodge a complaint.

If you have any complaints about our processing of your personal data, you can lodge a complaint with Switzerland's data protection authority. You can find their contact details here.

You can also lodge a complaint with your national data protection authority, a list of which can be found here if you are based in the EU. If you live in the UK, you can lodge a complaint with the Information Commissioner's Office here.

10. Where can you send your comments or questions?

If you wish to contact us in order to exercise your rights or if you have any questions or comments about the way in which we process your personal data, you can contact us by e-mail at the following address dpo@tdh.org

11. Updates to this Privacy Policy

We update this privacy policy whenever necessary, whether because we adopt new methods for processing your personal data, to make the information clearer for you, or to comply with current data protection laws.

We invite you to consult this page regularly to keep abreast of any changes. You can always consult the top of this page to see when this Confidentiality Policy was last updated.